Hace unos meses, en una conversación con un cliente, estábamos hablando de una herramienta increíble. De esas que cuando la ves funcionar piensas: "esto nos va a cambiar la vida". Automatizaba procesos que antes se hacían a mano, daba visibilidad en tiempo real y conectaba áreas que antes operaban como islas.
Todo perfecto. Sobre el papel.
Y entonces, casi sin pausa, surgió el tema que vemos una y otra vez: "El problema es que el equipo no lo usa. O lo usa a medias. O vuelve al Excel de siempre porque se siente más cómodo ahí."
Muy buenas soluciones tecnológicas. Personas que no se sienten seguras o cómodas al usarlas. Y un proyecto que, técnicamente, se implementó bien pero que en la práctica no está generando el impacto que debería.
Porque no basta con implementar tecnología. Hay que acompañar a las personas que la hacen funcionar.
El desfase que nadie planifica
La tecnología cambia en segundos. Literalmente. Una actualización, una migración, un go-live y de la noche a la mañana el equipo tiene un sistema nuevo en la pantalla.
Pero las personas no funcionamos así.
Necesitamos tiempo para entender por qué cambia lo que cambia. Para probar sin miedo a romper algo. Para equivocarnos y que alguien nos diga "es normal, así se aprende". Para incorporar el nuevo flujo de trabajo hasta que deje de sentirse forzado y empiece a sentirse natural.
Ese proceso no dura un día. Ni una semana. Dura meses. Y si nadie lo planifica, lo que ocurre es predecible:
- El equipo usa la herramienta nueva para lo mínimo imprescindible y sigue haciendo el resto "como siempre"
- Los datos del sistema están incompletos porque la gente no alimenta lo que no entiende o no le resulta cómodo
- La dirección ve que la inversión no genera los resultados prometidos y empieza a cuestionar la herramienta, cuando el problema nunca fue la herramienta
- El equipo desarrolla frustración: "nos cambiaron el sistema sin preguntarnos y encima esperan que funcione desde el primer mes"
Nada de esto es culpa de nadie en particular. Es el resultado de un enfoque que invierte en tecnología pero no invierte en el proceso humano que la acompaña.
Lo que de verdad significa gestionar el cambio
Gestión del cambio no es dar una formación de dos horas el día antes del go-live. Eso es un checklist. Gestión del cambio es algo más profundo y más largo:
Acompañar, no imponer
- Explicar el porqué antes del cómo. "Vamos a cambiar de sistema" genera resistencia. "Vamos a dejar de perder tres horas al mes buscando información que debería estar en un solo lugar" genera interés. Las personas necesitamos entender qué ganamos con el cambio antes de aceptar la incomodidad que trae.
- Involucrar desde el inicio. No comunicar el cambio cuando ya está decidido. Incluir al equipo en las decisiones que les afectan. Pedirles input. Hacerles sentir que son parte del proyecto, no víctimas de él.
- Dar espacio para la curva de aprendizaje. Los primeros meses con una herramienta nueva son más lentos. Es normal. Y hay que decirlo explícitamente. Si el equipo siente presión por rendir al mismo ritmo desde el primer mes, la frustración gana.
- Acompañar después del go-live. No desaparecer cuando se enciende el sistema. Estar ahí cuando surgen dudas, cuando algo no funciona como esperaban, cuando alguien necesita que le expliquen lo mismo por tercera vez sin que le hagan sentir que es un problema.
- Celebrar la adopción, no solo la entrega. El éxito de un proyecto tecnológico no es el go-live. Es el momento en que el equipo usa la herramienta sin pensarlo, porque ya es parte de cómo trabaja.
Lo que vemos en cada proyecto
En Urvi Project lo vivimos cada día. Gestionamos proyectos tecnológicos donde la implementación técnica es solo una parte del trabajo. La otra parte, igual de importante, es asegurarnos de que las personas que van a usar esa tecnología se sientan acompañadas, escuchadas y preparadas.
No como un extra. No como un "módulo de formación" al final del cronograma. Como una línea de trabajo que empieza el primer día y termina meses después del go-live.
Hemos visto proyectos técnicamente impecables fracasar porque nadie cuidó el lado humano. Y hemos visto proyectos con limitaciones técnicas tener éxito porque el equipo estaba comprometido, informado y acompañado.
La diferencia nunca es la herramienta. Siempre son las personas.
Los proyectos tecnológicos solo tienen éxito cuando las personas crecen con ellos
No es una frase bonita. Es lo que hemos comprobado proyecto tras proyecto, año tras año. La tecnología es el medio. Las personas son el fin. Y si no crecen juntas, el proyecto puede estar terminado pero el cambio no habrá ocurrido.
Implementar es poner el sistema en marcha. Transformar es conseguir que las personas trabajen mejor con él. Y eso requiere paciencia, empatía y un acompañamiento que muy pocos presupuestos contemplan pero que marca toda la diferencia.
¿Tu equipo necesita acompañamiento para adoptar una nueva herramienta?
Gestionamos el cambio desde el primer día. Para que la tecnología no solo se instale, sino que se integre en la forma de trabajar de tu equipo.