3 métricas que toda PMO debería reportar cada mes

Muchas PMOs generan reportes extensos que nadie lee. Páginas y páginas de gráficos, tablas y porcentajes que terminan archivados. El problema no es la falta de datos. Es que se miden cosas que no conectan con lo que la dirección necesita saber.

Una PMO que genera valor real se enfoca en pocas métricas, pero las correctas. Métricas que responden preguntas concretas: ¿vamos a tiempo? ¿estamos ganando dinero? ¿el equipo da abasto?

Después de años gestionando portfolios de proyectos, estas son las tres que siempre recomendamos como base del reporting mensual.

1. SPI — Schedule Performance Index

Qué es

El SPI (Schedule Performance Index) es un indicador del método de Earned Value Management (EVM) que mide la eficiencia del cronograma. Compara el trabajo realmente completado contra el trabajo que debería haberse completado según el plan.

Cómo se interpreta

• SPI = 1.0 → El proyecto va exactamente según el plan
• SPI > 1.0 → El proyecto está adelantado (se ha completado más trabajo del previsto)
• SPI < 1.0 → El proyecto va con retraso (se ha completado menos trabajo del previsto)

Ejemplo práctico

Un proyecto de implementación de software tenía previsto completar el 60% del alcance al cierre del mes 3 (PV = 60.000 €). En la revisión, el trabajo efectivamente completado y aceptado equivale al 48% (EV = 48.000 €).

SPI = 48.000 / 60.000 = 0,80

Esto significa que por cada semana planificada, el proyecto solo avanza el equivalente a 0,8 semanas. Si no se corrige, un proyecto de 10 meses tardará 12,5 meses. El SPI no solo dice "vamos tarde". Cuantifica exactamente cuánto tarde y permite proyectar el impacto.

Por qué es clave para la PMO

El SPI es un indicador objetivo y comparable entre proyectos. Permite a la PMO identificar rápidamente qué proyectos del portfolio van desviados, priorizar intervenciones y reportar a dirección con datos, no con opiniones. Un dashboard con el SPI de todos los proyectos activos da más información útil que 50 páginas de informes de estado.

2. ROI — Retorno de la Inversión

Qué es

El ROI (Return on Investment) mide la rentabilidad de un proyecto comparando el beneficio neto obtenido contra la inversión realizada. Es el indicador que conecta la ejecución del proyecto con el resultado de negocio.

Cómo se interpreta

• ROI > 0% → El proyecto genera más valor del que costó
• ROI = 0% → Se recuperó la inversión sin ganancia adicional
• ROI < 0% → El proyecto no ha recuperado su inversión

Ejemplo práctico

Una empresa invierte 120.000 € en automatizar su proceso de facturación. Tras la implementación, ahorra 45.000 € anuales en horas de trabajo manual y reduce errores de facturación que costaban 15.000 € al año en correcciones.

Beneficio anual = 60.000 €
ROI año 1 = ((60.000 - 120.000) / 120.000) × 100 = -50%
ROI año 2 acumulado = ((120.000 - 120.000) / 120.000) × 100 = 0%
ROI año 3 acumulado = ((180.000 - 120.000) / 120.000) × 100 = 50%

El proyecto recupera la inversión en 2 años y a partir del tercero genera un retorno del 50%. Este tipo de análisis permite priorizar proyectos, justificar inversiones y demostrar el valor tangible del portfolio.

Por qué es clave para la PMO

Sin ROI, la PMO habla de entregas, plazos y alcance. Con ROI, habla de dinero. Y eso es lo que la dirección necesita escuchar. Una PMO que reporta el ROI del portfolio mes a mes demuestra que gestionar proyectos profesionalmente no es un coste: es una inversión que se paga sola.

3. Capacidad de entrega (Delivery Capacity)

Qué es

La capacidad de entrega mide la productividad real del equipo: cuánto trabajo puede absorber, ejecutar y completar en un período dado. No es una única fórmula, sino una combinación de indicadores que reflejan si el equipo está rindiendo al nivel esperado o si está sobrecargado.

Cómo se interpreta

• Throughput estable o creciente con WIP controlado → Equipo productivo y sostenible
• Throughput decreciente con WIP alto → Equipo sobrecargado, demasiados frentes abiertos
• Utilización > 90% → Riesgo de burnout, sin margen para imprevistos
• Lead Time creciente → Cuellos de botella, dependencias no resueltas o priorización deficiente

Ejemplo práctico

Un equipo de 6 personas gestiona 3 proyectos simultáneos. En los últimos 3 meses:

• Mes 1: completaron 24 tareas, WIP promedio de 8, utilización al 78%
• Mes 2: completaron 22 tareas, WIP promedio de 12, utilización al 88%
• Mes 3: completaron 18 tareas, WIP promedio de 15, utilización al 94%

La tendencia es clara: más trabajo en curso, más horas dedicadas, pero menos entregas. El equipo no necesita "trabajar más duro". Necesita menos carga simultánea, mejor priorización o más recursos. Sin estos datos, la dirección podría pensar que el problema es de rendimiento individual cuando en realidad es un problema de gestión de capacidad.

Por qué es clave para la PMO

La capacidad de entrega es lo que conecta la planificación con la realidad. Si la PMO compromete plazos sin conocer la capacidad real del equipo, está prometiendo algo que no puede cumplir. Esta métrica permite dimensionar correctamente, negociar plazos realistas y proteger al equipo de la sobrecarga que termina destruyendo calidad y motivación.

Las tres métricas juntas: el reporting que transforma la PMO

Cada métrica por separado es útil. Pero juntas cuentan una historia completa:

• SPI responde: ¿Vamos a tiempo? ¿Cuánto nos desviamos del plan?
• ROI responde: ¿Estamos generando valor? ¿Merece la pena lo que invertimos?
• Capacidad de entrega responde: ¿Podemos absorber más trabajo? ¿El equipo está rindiendo de forma sostenible?

Un informe mensual que incluya estas tres métricas para cada proyecto del portfolio cabe en una página. Y esa página le dice a la dirección todo lo que necesita saber para tomar decisiones informadas.