¿Y si el problema no era el equipo… sino cómo se compró?

Lo hemos visto más de una vez. Un hospital o una clínica adquiere un equipo médico nuevo: un ecógrafo de última generación, un sistema de monitorización, un equipo de laboratorio. La compra se aprueba, el equipo llega, se instala... y ahí empiezan los problemas.

No porque el equipo sea malo. Sino porque nadie gestionó la compra como lo que realmente es: un proyecto.

Lo que nadie evalúa (y debería)

Cuando una organización de salud decide adquirir tecnología, el foco suele estar en las especificaciones técnicas y en el precio. Pero la realidad de operar ese equipo durante su vida útil es mucho más compleja. Hay aspectos críticos que rara vez se analizan antes de firmar la orden de compra:

• Requerimientos de instalación. ¿La sala cumple con las condiciones eléctricas, de climatización y de espacio? ¿Se necesitan obras civiles? ¿Quién las coordina y quién las paga?
• Adaptaciones técnicas e infraestructura. ¿El equipo se integra con los sistemas de información existentes (HIS, LIS, PACS)? ¿Necesita conectividad específica? ¿Es compatible con los protocolos del centro?
• Capacitación del personal. ¿Quién va a operar el equipo? ¿Están formados? ¿El proveedor incluye capacitación? ¿Es suficiente una sesión de dos horas para un equipo que cambia la forma de trabajar de un servicio entero?
• Costos de consumibles y recambios. El precio de compra es solo el inicio. ¿Cuánto cuestan los reactivos, los sensores, los kits desechables? ¿Hay un solo proveedor o existen alternativas?
• Mantenimiento y soporte postventa. ¿Qué cubre la garantía? ¿Hay servicio técnico local o hay que esperar semanas? ¿Cuánto cuesta un contrato de mantenimiento anual? ¿Y las piezas de repuesto?
• Obsolescencia planificada. ¿Cuál es la vida útil real del equipo? ¿Recibirá actualizaciones de software? ¿Qué pasará en 3, 5 o 7 años cuando la tecnología avance y ese equipo ya no tenga soporte?

Ignorar estas preguntas no las hace desaparecer. Solo las convierte en problemas que aparecen después, cuando ya no hay marcha atrás.

El coste real de comprar sin planificar

Las consecuencias de una adquisición tecnológica mal gestionada no son teóricas. Son situaciones que se repiten en centros de salud de todo el mundo:

Y hay un coste que no aparece en ninguna factura pero que es el más importante: el impacto en la atención al paciente. Un equipo que no funciona correctamente, que no se usa por falta de formación o que da resultados poco fiables afecta directamente la calidad asistencial.

La solución: gestionar la compra como un proyecto completo

No se trata de comprar menos. Ni de comprar más barato. Se trata de comprar bien. Y comprar bien en el sector salud significa aplicar los mismos principios de gestión de proyectos que se usan en cualquier inversión estratégica.

Antes de firmar una orden de compra, hay preguntas que deben tener respuesta:

1. ¿Lo necesitas realmente? ¿Para qué proceso clínico?

Parece obvio, pero no siempre se hace bien. ¿Cuál es la necesidad clínica real que justifica la adquisición? ¿Hay datos que la respalden? ¿Se ha hecho un análisis de la demanda asistencial? Comprar un equipo porque "el otro hospital ya lo tiene" no es una justificación. Comprar porque hay un volumen de pacientes que lo requiere, sí.

2. ¿Cuánto cuesta operarlo por año?

El Total Cost of Ownership (TCO) debería ser obligatorio en cualquier proceso de adquisición en salud. No solo el CAPEX (inversión inicial), sino el OPEX (coste operativo anual): consumibles, mantenimiento, personal dedicado, formación periódica, seguros. Un equipo "barato" puede salir carísimo si el coste operativo es desproporcionado.

3. ¿Cómo se integra al sistema actual?

Ningún equipo médico opera en el vacío. Se conecta a sistemas de información, a flujos de trabajo, a procesos asistenciales. ¿Es compatible con el HIS del hospital? ¿Puede enviar resultados al LIS? ¿Se integra con el PACS? ¿El proveedor ofrece interfaces estándar (HL7, FHIR, DICOM) o requiere desarrollos a medida que nadie presupuestó?

4. ¿Qué pasará cuando toque reemplazarlo?

Todo equipo tiene una vida útil. ¿Cuál es la del que estás comprando? ¿El proveedor garantiza soporte durante cuántos años? ¿Hay un plan de actualización tecnológica? ¿Se puede escalar o es un sistema cerrado? Pensar en la obsolescencia antes de comprar no es pesimismo. Es planificación responsable.

De la compra puntual al ciclo de vida completo

Las organizaciones de salud que gestionan bien su tecnología no piensan en "compras". Piensan en ciclos de vida. Cada equipo tiene fases claras que deben planificarse:

• Análisis de necesidades — Definir qué se necesita, por qué y con qué evidencia
• Evaluación y selección — Comparar opciones no solo por precio, sino por TCO, integrabilidad, soporte y escalabilidad
• Planificación de la implementación — Infraestructura, instalación, integración con sistemas existentes, formación del personal
• Puesta en marcha y validación — Verificar que el equipo funciona según lo esperado en el entorno real, no solo en el catálogo
• Operación y mantenimiento — Seguimiento del rendimiento, gestión de incidencias, mantenimiento preventivo
• Actualización o reemplazo — Planificar con antelación cuándo y cómo se renovará la tecnología

Cada una de estas fases tiene entregables, riesgos, costes y stakeholders. Es, en toda regla, un proyecto. Y como tal, necesita gestión profesional.

Por qué esto nos importa en Urvi Project

Nuestro equipo combina experiencia en gestión de proyectos y en el sector salud. No somos solo PMs que saben de metodologías. Entendemos la realidad de un hospital, de una clínica, de un laboratorio. Sabemos lo que implica integrar un equipo con un HIS, coordinar con ingeniería clínica, formar a profesionales sanitarios y asegurar que una adquisición tecnológica cumpla con su propósito clínico.

Acompañamos a organizaciones de salud en todo el ciclo de adquisición tecnológica:

• Análisis de necesidades y justificación clínica
• Evaluación técnica y económica de alternativas
• Coordinación de la implementación e integración
• Supervisión de la puesta en marcha y validación
• Planificación del mantenimiento y la renovación tecnológica

Porque una compra bien gestionada no solo es eficiente. Es sostenible, útil y alineada con el propósito clínico.